Informes rápidos - exportaciones

Además de las manipulaciones explicadas en el vídeo, debe tener en cuenta que también puede realizar exportaciones con el editor de exportación.

Usualmente, para una exportación simple, se recomienda utilizar el editor de exportación. Tan pronto como necesite sintetizar sus datos o combinarlos en listas o tablas cruzadas, guardados en formato HTML con formato, entonces tendrá que utilizar el editor de informes rápidos.

Es importante comprender y hacer uso de todas las posibilidades que ofrece el editor de informes rápidos. El editor de informes rápidos aumentará su productividad y evitará pérdidas de tiempo por realizar procesos que 4D hace muy bien.

Además, usted puede programar por completo la generación de informes basados en los informes que ya ha configurado como lo hicimos en el vídeo y luego generar el código fuente correspondiente (durante la fase de "finalización" en el editor de informes rápidos).

El editor de informes rápidos es en realidad un plug-in integrado a  4D que tiene su propio lenguaje de programación.

Consulte los vídeos anteriores (Primeros pasos en 4D) y más particularmente la documentación para obtener más información acerca de cómo funciona este potente editor.

En este vídeo, vamos a aprender a usar el editor de informes rápidos.

Para variar, vamos a pasar nuestra base de datos a un Mac.

• En primer lugar, vamos a salir de 4D
• luego vamos a copiar nuestra primera base en un archivo de intercambio
• y luego vamos a pasar a un Mac.

En el Mac, vamos a buscar el archivo que transferimos en Windows Exchange, que es en realidad un paquete cuyo contenido se puede mostrar.

El contenido contiene:

• la estructura
• los datos
• los archivos de índice
• etc.

Para iniciar una aplicación en Mac, puede arrastrar el archivo .4dbase o el archivo .4DB como lo hace en Windows.

• Vamos a arrastrar el archivo a una instancia de 4D.
• Al inicio, sin que se lleve a cabo ningún tipo de conversión, vamos a ver la ventana tal y como la programamos, con la posibilidad de ver todos los técnicos y todas las intervenciones.

El principal interés de crear una base de datos es para almacenar datos. Por el momento, lo hemos hecho mediante la visualización de datos en la pantalla en un formulario predefinido por el programador.

Sin embargo, en muchos casos, los usuarios pueden querer adaptar sus extracciones de datos a las necesidades particulares no definidas en las especificaciones o muy puntuales.

El editor de informes rápidos responde a esta necesidad.
Se puede utilizar para mostrar datos de la selección actual, en otras palabras, los resultados de una búsqueda realizada previamente.

Puede abrir el editor de informes rápidos desde la barra de herramientas o por programación.

Vamos a copiar el contenido del botón "Query" e insertarlo en el botón "Report" mientras remplazamos QUERY por QR REPORT

• el nombre de la tabla
• el nombre del documento o podemos pasar Char(1) para que muestre el editor estándar de informes rápidos.

luego 3 parámetros más que vamos a establecer en TRUE

• el primero permite la navegación jerárquica utilizando relaciones
• el segundo permite un asistente
• y el tercero permite realizar una búsqueda complementaria en el editor de informes rápidos.

Por supuesto, también vamos a adaptar la tabla Technicians.

• Hacemos clic en el botón Technicians
• "All" y luego en el botón "Report"

La pantalla consta de 4 áreas:

1. La parte superior con la barra de menús, barra de herramientas y un rectángulo gris para la configuración de las columnas
2. El área verde donde puede elegir una tabla, realizar una búsqueda, definir el tipo de informe o abrir el asistente
3. La columna de campos de la tabla seleccionada
4. La columna de criterios de ordenación

Para realizar rápidamente un informe:

• Haga doble clic en los nombres de los campos. Aparecerán en la parte superior.
• A continuación, seleccione "Vista preliminar", ya sea utilizando el botón o desde el menú Archivo (en Mac OS, las vistas previas de impresión se realizan de forma automática en PDF y en Windows en XPS)
• Para cambiar el orden de clasificación, arrastre uno o más campos al área de clasificación

Notará que una línea de subtotal se muestra en el área para cada uno de los criterios de ordenación que añada..

En las líneas de subtotales, puede añadir cálculos de resumen, haciendo clic derecho en la intersección donde la línea y la columna se encuentran.

Para ir más lejos con el uso de este editor, vamos a cambiar las páginas y mostrar la lista de las intervenciones.

Podemos realizar una búsqueda antes utilizando el editor de informes rápidos, pero también puede hacerlo directamente desde el editor.

El cálculo que vamos a realizar se refiere al número de intervenciones realizadas por los técnicos durante un período determinado. Así que primero vamos a buscar las intervenciones para el periodo deseado, por ejemplo, diciembre de 2011:

• Fecha de intervención luego del 1/12/11
• Fecha de intervención antes del 31/12/11
• Buscar = > Obtenemos 314 registros de 11732.

Ahora hacemos doble clic en "Technician_ID", añadido a la parte superior de la pantalla y Object. Si imprimimos el formulario en su estado actual, vamos a obtener una lista de 314 registros de diciembre de 2011.

Pero lo que queremos conseguir es el número de intervenciones de cada técnico.

Así que en primer lugar, tenemos que:

• Ordenar por técnico arrastrando el campo "Technicians_ID" en el área de ordenación. Una línea de subtotal se añade a la parte superior de la pantalla, donde podemos añadir cálculos.
• También arrastramos el campo "Object" como segundo criterio de ordenación, lo que nos permite obtener la distribución de las intervenciones por técnico. Un segundo subtotal se añade también.

La impresión que nos da la misma lista que antes, pero ordenada por los criterios específicos.

Puesto que no hemos indicado nada en las líneas de subtotales, no aparecen en la pantalla.

Para contar el número de intervenciones, solo haga clic derecho en una de las columnas de la línea Technician_ID subtotal y elija Count.

Cuando se imprime, esta línea aparece ahora con el número de intervenciones por técnico: 44 intervenciones para el mismo técnico.

Podemos hacer lo mismo para la línea Object subtotal y obtenemos 10 sesiones de entrenamiento, luego 9 y así sucesivamente para un total de 44 intervenciones para el técnico.

Las líneas de detalle no nos interesan. Podemos hacer clic derecho sobre el título de la línea Detail para ocultarla. Sólo las líneas de subtotales se imprimen.

Para indicar que el cuerpo está oculto, su línea se rellena con una rejilla gris.

Durante la impresión, podemos ver la distribución, pero como hemos ocultado la línea de detalle, ya no podemos ver qué técnico y qué objeto va con estos valores.

Para averiguarlo, sólo digitamos el símbolo # en las líneas de subtotales.

Vamos a comenzar con el técnico: ahora podemos ver el nombre del técnico junto al número de intervenciones.

Podemos hacer lo mismo con el objeto:

• 1er clic
• 2do clic
• #

Cuando lo imprimimos, podemos ver que ahora corresponde a lo que queríamos: el número de intervenciones divididas por tipo de intervención y con el total de cada técnico.

El editor de informes rápidos es una herramienta poderosa donde puede añadir y modificar las columnas, efectuar cálculos programados y luego enviar los informes resultantes no sólo a una impresora, sino también, por ejemplo, a un archivo disco.

Un diálogo sistema le permite dar un nombre y elegir la ubicación de su archivo.

Encontramos la exportación y si la abrimos con un editor de texto o una hoja de cálculo, toda la información está ahí.