Edición de registros

Esta sección presenta las principales operaciones que puede efectuar cuando trabaja con los registros de su base:

• añadir registros,
• modificar registros,
• borrar registros.

Después de crear una base en el entorno Diseño, puede comenzar a trabajar con sus registros (entrada, modificación, eliminación, etc.). Estas operaciones por lo general se efectúan en modo Aplicación vía una interfaz personalizada. 

4D también le da la posibilidad de introducir, modificar o borrar registros vía el entorno Diseño. Esto le permite llevar a cabo ciertas tareas básicas y probar los datos de su aplicación.

Una vez haya añadido registros a su base, puede querer modificar cierta información. Si necesita modificar uno o más registros, puede utilizar uno de los métodos de selección de registros disponibles en 4D (ver el capítulo Buscar registros). Luego puede modificar los registros utilizando sus formularios de entrada y salida.

En algunas ocasiones usted necesita hacer exactamente el mismo cambio a un grupo de registros en una tabla. Esto se llama actualización global. En 4D, puede actualizar la selección actual de una tabla automáticamente, sin tener que modificar cada registro individualmente.

También podría necesitar eliminar uno o varios registros. Puede eliminar un registro si lo considera desactualizado o innecesario. Si necesita el registro, pero los valores almacenados en él ya no son correctos, debe modificarlo en vez de eliminarlo. Puede eliminar el registro actual desde un formulario de entrada o eliminar un subconjunto de registros de la selección actual desde el formulario de salida.

Puede añadir registros utilizando un formulario de entrada o de salida.

En el entorno Aplicación, se pueden añadir registros vía la acción estándar “Añadir subregistro” (añadir un registro a la lista) o vía los comandos ADD RECORD y CREATE RECORD.

En el entorno Diseño, 4D ofrece varias funciones de adición para formularos de entrada y de salida.

• Para añadir un nuevo registro utilizando un formulario de entrada:
  
  1. En el entorno Diseño, elija Nuevo Registro en el menú Registros.
     Puede elegir Nuevo registro mientras utiliza un formulario de entrada o de salida.
     4D muestra un formulario de entrada vacío y ubica el cursor en la primera área editable del formulario.
  2. Introduzca un valor en la primera área editable y luego presionar Tab o Retorno de carro para pasar a la siguiente área.
     Repita el proceso de entrada de datos en cada área editable hasta introducir todos los datos para ese registro. Cuando termine de introducir los datos y esté satisfecho con los valores introducidos, puede aceptar el registro.
     
  3. Presione la tecla Intro del teclado numérico o haga clic en el botón Aceptar en el formulario de entrada para aceptar el registro.
     Nota: esta asignación de teclado puede modificarse en la Página Interfaz de las Propiedades de la base.
     Al aceptar el registro, usted le pide a 4D añadir el registro a la base almacenada en el disco. Después de presionar intro, se muestra un nuevo formulario de entrada vacío.
  4. Si quiere crear otro registro, repita el proceso de entrada y validación de datos.
     O
     Al terminar la entrada de datos, haga clic en el botón Cancelar del formulario o utilice la tecla Esc cuando se muestre el siguiente registro vacío.
     Nota: esta asignación de teclado puede modificarse en la Página Interfaz de las Propiedades de la base.
     Cualquiera de estas acciones muestra el formulario de salida.

También puede añadir registros directamente desde el formulario de salida. Recuerde que en ese caso no puede introducir datos en las variables, campos de otras tablas o subformularios.

• Para añadir un nuevo registro utilizando el formulario de salida:
  
  1. En el entorno Diseño, elija Nuevo registro en lista en el menú Registros.
     Un punto de inserción aparece en el primer campo, bajo el último registro mostrado en el formulario de salida.
  2. Escriba un valor en el campo y utilice la tecla Tab o Retorno de carro para desplazarse entre los campos de ese registro.
     Nota: Utilice la combinación Mayús+Tab o Mayús+Retorno de carro para moverse en la dirección contraria entre los campos de los registros.
     Los eventuales controles de entrada asociados a los campos del formulario de salida serán utilizados cuando seleccione esos campos. Por ejemplo, un campo tiene una lista de opciones mostrará la lista de opciones cuando presione la tecla Tab en él.
  3. Presione la tecla Intro en el teclado numérico para guardar el nuevo registro y crear un nuevo registro en blanco.
     O
     Haga clic en un campo de otro registro.
     4D acepta las entradas en el registro que añadió.

Usted modifica los registros cuando necesita actualizar información o cuando descubre que la información introducida inicialmente es incorrecta. Antes de modificar un grupo de registros, seleccione los registros a modificar como selección actual. Puede efectuar una búsqueda para seleccionar los registros o seleccionarlos manualmente en el formulario de salida.

Puede modificar los registros en un formulario de entrada o de salida. El formulario de salida es más práctico para modificar un grupo de registros, ya que aparecen varios registros a la vez. Sin embargo, el formulario de salida normalmente no incluye todos los campos del formulario de entrada y podría no duplicar los controles de entrada de datos del formulario de entrada.
Si un registro está siendo modificado en otro proceso, está bloqueado. Los registros bloqueados pueden verse, pero no pueden modificarse. Si abre un registro bloqueado, podrá ver las entradas en los campos, pero no podrá cambiar los datos.

En modo Aplicación, la modificación de registros puede efectuarse vía la acción estándar “Edit Subrecord” (modificar un registro en lista) o vía el comando MODIFY RECORD. 

En el entorno Diseño, 4D ofrece varias funciones de modificación. 

• Para modificar los registros utilizando un formulario de entrada:
  
  1. Seleccione un registro en el formulario de salida y elija Modificar registro en el menú Registros.
     O
     Haga doble clic en el registro del formulario de salida.
     4D muestra el registro en el formulario de entrada por defecto.
  2. Seleccione ciertos campos y edite, reemplace o borre los valores.
  3. Haga clic en el botón Aceptar o presione la tecla Intro en el teclado numérico para aceptar el registro modificado y regresar al formulario de salida.
     O
     Haga clic en un botón de navegación (Registro anterior, Primer registro, Registro siguiente, Último registro) para aceptar el registro y pasar a otro registro de la selección actual.
     Los botones de navegación permiten moverse entre los registros de la selección actual.
     Puede cancelar sus cambios y regresar al formulario de salida en cualquier momento, haciendo clic en el botón Cancelar o presionando la tecla Esc.

Puede modificar los campos mostrados directamente en el formulario de salida. Recuerde que en este caso no puede introducir datos en variables, campos de otras tablas, o subformularios.
En el entorno Aplicación, es posible controlar la posibilidad de modificar registros en lista.

• Para modificar registros utilizando un formulario de salida:
  
  1. Seleccione un registro y luego haga clic en el campo a modificar.
     El campo en el formulario de salida se vuelve editable.
     Nota: en el entorno Diseño, puede elegir en cualquier momento el comando Modificar registro en el menú Registros para modificar el registro en el formulario de entrada.
  2. Escriba el nuevo texto y presione la tecla Tab o la tecla Retorno de carro en el teclado.
     4D guarda los cambios realizados y selecciona el siguiente campo.
  3. Continúe modificando campos de acuerdo a sus necesidades.
  4. Haga clic dos veces en un campo de otro registro del formulario de salida para modificarlo.

Se efectúa una actualización global cuando se quiere hacer un cambio específico a un grupo de registros. Se realiza una actualización global para modificar automáticamente un grupo de registros, que de otra forma sería una tarea tediosa y demorada. Por ejemplo, podría efectuar una actualización global cuando quiera:

• cambiar todos los precios de una tabla Inventario en un cierto porcentaje.
• aplicar un formato específico a un campo numérico o Alfa.

La actualización global se efectúa “aplicando” una fórmula a la selección actual de registros. Es decir, la fórmula se utiliza para hacer los cambios a cada registro de la selección actual.

Estos son algunos ejemplos de fórmulas y la descripción de las funciones que realizan:

• La siguiente fórmula multiplica el campo Salario por 1.05. Se puede utilizar, por ejemplo, para un aumento general de los salarios de un 5 por ciento:
  
   [Emp]Salario :=[Emp]Salario *1.05

• Esta fórmula utiliza una función interna para pasar el contenido del campo Estado a mayúsculas. Esto asegura una presentación uniforme en etiquetas e informes:
  
   [Cliente]Estado:=Uppercase([Cliente]Estado)

• Esta fórmula incluye una función escrita por el usuario que da formato al campo Apellido. Pasa a mayúscula la inicial del Apellido y mantiene las demás letras en minúsculas.
  
   [Emp]Apellido :=Capitalize([Emp]Apellido)

La posibilidad de incluir funciones escritas por el usuario en actualizaciones globales es una característica poderosa de 4D. Las fórmulas pueden contener funciones del lenguaje 4D así como
también métodos de proyecto (declarados “utilizables” en los formularios por el desarrollador). Por razones de seguridad, el acceso a los métodos de proyecto en las fórmulas puede restringirse (ver Página Seguridad).

No es posible escribir fórmulas de más de una línea lógica, es decir no puede presionar la tecla Retorno de carro e introducir una segunda línea. Sin embargo, los métodos como utilizables en el editor de fórmulas, pueden tener varias líneas.

Para efectuar una actualización global, puede utilizar el para escribir la fórmula a aplicar a cada registro de la selección actual. Para realizar una actualización global aplicando una fórmula, elija Aplicar fórmula en el menú Registros y escriba su fórmula. También puede cargar una fórmula guardada previamente en el disco como un archivo (extensión .4fr). Para mayor información, consulte el capítulo .

En el entorno Aplicación, puede ejecutar directamente una fórmula de actualización utilizando el comando EXECUTE FORMULA o mostrando el editor de fórmulas vía el comando EDIT FORMULA.

Puede querer eliminar un registro desactualizado o innecesario. Si necesita el registro pero los valores que contiene son incorrectos, puede modificar el registro en vez de borrarlo.

Puede borrar registros de dos formas:

• Borrar un registro individualmente (generalmente, desde un formulario de entrada).
• Borrar un conjunto de registros (generalmente, desde un formulario de salida).

En modo Aplicación, la eliminación de registros se lleva a cabo vía las acciones estándar “Delete Record” o “Delete Subrecord” (eliminación en lista) o los comandos DELETE RECORD o DELETE SELECTION. 

En el entorno Diseño, puede utilizar el comando Borrar del menú Edición y también las teclas de borrado.

Atención: la eliminación de registros es definitiva y sólo puede deshacerse restaurando el backup de la base. Cuando se eliminan registros, 4D muestra una caja de diálogo de alerta solicitándole confirmar la operación.

La eliminación de registros desde el formulario de entrada permite verificar el contenido de cada registro antes de eliminarlo.

• Para eliminar registros desde un formulario de entrada:
  
  1. Abra el registro que quiere borrar.
  2. Haga clic en el botón Suprimir registro para eliminar el registro.
     Según el diseño del formulario de entrada, el botón Suprimir registro (o Borrar) puede estar representado de diferentes formas. Por defecto, está representado por un icono que simboliza una papelera y está asociado a la acción estándar “Delete record”. También es posible que un formulario no tenga un botón borrar.
     4D le pide confirmar la eliminación. No es posible deshacer la eliminación.
  3. Haga clic en el botón Aceptar para completar la eliminación.
     
     4D elimina el registro actual de la base de datos y regresa al formulario de salida.

En un formulario de salida, puede borrar varios registros en una sola operación. Los registros a borrar deben ser seleccionados en el formulario de salida.

• Para eliminar registros utilizando el formulario de salida:
  
  1. Seleccione el o los registro(s) a eliminar.
  2. Elija Borrar en el menú Edición o presione la tecla Borrar o Retorno de carro.
     4D muestra una caja de diálogo solicitándole confirmar la operación. Una vez validada la operación no se podrá deshacer.
  3. Haga clic en el botón Aceptar para completar la eliminación.
     4D elimina el o los registro(s) seleccionados de la base de datos.
     Nota: para borrar todos los registros de una tabla, elija Mostrar todos en el menú Registros luego Seleccionar todos en el menú Edición antes de elegir Borrar en el menú Edición (o de utilizar una tecla de borrar).

No es posible borrar registros bloqueados. Los registros se bloquean cuando están siendo utilizados por otro proceso. Por ejemplo, si un proceso abre un registro para modificarlo, 4D lo bloquea de manera que otros procesos no puedan modificarlo.

Nota para 4D Server: los registros también se bloquean cuando están siendo utilizados por otro usuario.

Antes de eliminar registros, debe crear una selección con los registros que desea borrar. Si su selección contiene registros bloqueados, la eliminación se efectúa pero los registros bloqueados permanecen en la selección actual después de la eliminación. Debe esperar hasta que esos registros sean desbloqueados (es decir, no sean utilizados más por otros procesos o usuarios) para borrarlos. Los comandos del tema Registros (bloqueo) pueden utilizarse para administrar este tipo de escenario.

La selección actual se puede alterar por registros que están siendo eliminados en otros procesos. Por ejemplo, mientras usted trabaja en su base de datos, puede iniciar otro proceso que elimine ciertos registros de una tabla. Los registros eliminados en ese proceso, se eliminan definitivamente de la tabla. Sin embargo, los registros que ve mientras trabaja con la base podrían no reflejar esos cambios a la tabla hasta que se cree una nueva selección de registros.

Para ilustrar este punto, imagine una tabla que contiene cincuenta registros y que todos los registros están en la selección actual. En este momento, la barra de título del formulario de salida indica que “50 de 50” registros están seleccionados. Si otro proceso elimina uno de los registros, la barra de título cambia a “50 de 49” registros seleccionados. ¡Ahora aparecen más registros seleccionados de los que hay realmente en la tabla! La barra de título se actualizará cuando modifique su selección actual.

Si intenta modificar o borrar el registro eliminado, aparece un mensaje para indicar que el registro fue borrado.

Nota para 4D Server: los registros borrados por otro usuario tienen el mismo efecto en la selección actual. Los registros se eliminan de la tabla, pero no de la selección actual. Por lo tanto, la selección actual puede aparecer con más registros de los que hay en la tabla.