Datensätze bearbeiten

Dieser Abschnitt behandelt die wichtigsten Operationen beim Arbeiten mit Datensätzen in der Datenbank. Das sind folgende Operationen:

• Datensätze hinzufügen
• Datensätze ändern
• Datensätze löschen

Haben Sie in der Designumgebung eine Datenbank erstellt, können Sie mit den Datensätzen arbeiten, also Daten eingeben, ändern, löschen, etc. Diese Aktionen werden in der Regel in der Anwendungsumgebung über eine eigene Oberfläche ausgeführt.

4D bietet auch die Möglichkeit, über die Designumgebung Datensätze einzugeben, zu ändern oder zu löschen. Sie können also bestimmte Grundaufgaben ausführen und die Daten in Ihrer Anwendung testen.

Oft müssen Sie bereits eingegebene Daten wieder ändern. Wollen Sie einen oder mehrere Datensätze ändern, können Sie zur Anzeige auf dem Bildschirm eine der Auswahlmethoden verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Datensätze suchen. Sie können dann die Änderungen im Eingabeformular oder Ausgabeformular ausführen. 

Manchmal müssen Sie exakt die gleichen Änderungen an mehreren Datensätzen einer Tabelle vornehmen. Dies wird globale Aktualisierung genannt. In 4D können Sie die aktuelle Auswahl einer Tabelle automatisch aktualisieren und müssen nicht jeden Datensatz einzeln ändern.

Es kann ebenso vorkommen, dass Sie einen oder mehrere Datensätze löschen möchten, z.B. weil die Daten veraltet sind. Wird ein Datensatz weiterhin benötigt, der nicht mehr korrekte Werte enthält, so empfiehlt es sich, nur die Inhalte zu ändern, anstatt den ganzen Datensatz zu löschen. Den aktuellen Datensatz löschen Sie im Eingabeformular oder einer Teilauswahl an Datensätzen in der aktuellen Auswahl des Ausgabeformulars.

Sie fügen neue Datensätze entweder mit dem Eingabeformular oder dem Ausgabeformular hinzu.

In der Anwendungsumgebung können Datensätze auch über die Standardaktion „Neuer Datensatz“ oder die 4D Befehle ADD RECORD und CREATE RECORD hinzufügen.

In der Designumgebung bietet 4D verschiedene Funktionalitäten zum Hinzufügen.

• Um einen neuen Datensatz über das Eingabeformular einzugeben:
  
  1. Wählen Sie in der Designumgebung im Menü Datensätze > Neuer Datensatz.
     Sie können den Befehl Neuer Datensatz sowohl in einem Eingabeformular als auch in einem Ausgabeformular verwenden.
     4D zeigt ein leeres Eingabeformular und setzt die Einfügemarke in den ersten editierbaren Bereich des Formulars.
  2. Geben Sie Ihre Daten ein und drücken die Tabulatortaste oder die Zeilenschaltung, um zum nächsten Bereich zu springen
     Wiederholen Sie diesen Vorgang in jedem editierbaren Bereich, bis alle Daten für diesen Datensatz eingegeben sind.
     Sind alle Daten eingegeben, können Sie den Datensatz bestätigen.
     
  3. Drücken Sie die Eingabetaste auf dem Zahlenblock Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen des Eingabeformulars, um den Datensatz zu bestätigen.
     Hinweis: Zugewiesene Tastaturkürzel können Sie in den Datenbank-Eigenschaften auf der Seite Oberfläche ändern.
     Wenn Sie den Datensatz bestätigen, wird er in der Datenbank hinzugefügt. Auf dem Bildschirm erscheint ein neues leeres Eingabeformular.
  4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Datensätze eingegeben sind.
     ODER
     Um die Dateneingabe abzuschließen, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Abbrechen des Formulars oder drücken Sie die Esc-Taste, wenn der nächste leere Datensatz angezeigt wird.
     Hinweis: Zugewiesene Tastaturkürzel können Sie in den Datenbank-Eigenschaften auf der Seite Oberfläche ändern.
     Mit jeder dieser Aktionen wechseln Sie in das Ausgabeformular.

Sie können Datensätze auch direkt im Ausgabeformular eingeben, Hier können Sie jedoch keine Daten in Variablen, Datenfelder aus anderen Tabellen oder Unterformularen eingeben.

• Um einen neuen Datensatz mit dem Ausgabeformular einzugeben:
  
  1. Wählen Sie in der Designumgebung im Menü Datensätze > Neuer Datensatz in Liste.
     Im ersten Datenfeld unter dem zuletzt angezeigten Datensatz im Ausgabeformular erscheint eine Einfügemarke.
  2. Tippen Sie den Wert in das Datenfeld und klicken auf die Tabulatortaste oder die Zeilenschaltung, um jeweils zum nächsten Datenfeld dieses Datensatzes zu springen.
     Hinweis: Mit der Kombination Umschalttaste + Tabulatortaste bzw. Umschalttaste + Zeilenschaltung können Sie sich in umgekehrter Richtung in den Datenfeldern bewegen.
     Alle Kontrollen zur Datenprüfung, die den Datenfeldern des Ausgabeformulars zugewiesen wurden, werden automatisch ausgeführt. Beispielsweise wird bei einem Datenfeld mit Auswahlliste die Liste in dem Moment angezeigt, in dem Sie die Einfügemarke mit der Tabulatortaste oder mit Mausklick in das Feld setzen.
  3. Drücken Sie die Eingabetaste auf dem Zahlenblock, um den neuen Datensatz zu speichern und einen neuen leeren Datensatz zu erzeugen
     ODER
     Klicken Sie in einen anderen Datensatz.
     4D bestätigt die hinzugefügten Eingaben in den Datensatz.

Sie ändern Datensätze, um Informationen zu aktualisieren oder wenn Sie feststellen, das Ihre ursprünglich eingegebenen Informationen falsch sind. Sie müssen die betreffenden Datensätze jedoch erst markieren, um sie als aktuelle Auswahl festzulegen. Sie können die Datensätze entweder suchen oder im Ausgabeformular markieren.

Sie können Datensätze sowohl im Eingabeformular als auch im Ausgabeformular ändern. Das Ausgabeformular ist praktischer, wenn Sie mehr als einen Datensatz ändern wollen, da dieses Formular mehrere Datensätze zur gleichen Zeit anzeigt. Beachten Sie jedoch, dass ein Ausgabeformular nicht unbedingt alle Datenfelder und Eingabekontrollen des Eingabeformulars enthält.
Wird gerade ein Datensatz in einem anderen Prozess geändert, ist der Datensatz gesperrt, d.h. er wird angezeigt, lässt sich jedoch nicht ändern. Öffnen Sie einen gesperrten Datensatz, können Sie die Einträge der Datenfelder ansehen, jedoch nicht verändern.

In der Anwendungsumgebung werden Datensätze über die Standardaktion “Unterdatensatz bearbeiten” (Datensatz im Listenformular ändern) oder über den 4D Befehl MODIFY RECORD bearbeitet. 

In der Designumgebung bietet 4D verschiedene Möglichkeiten. 

• Um Datensätze im Eingabeformular zu ändern:
  
  1. Markieren Sie in der Designumgebung einen Datensatz im Ausgabeformular und wählen im Menü Datensätze > Datensatz öffnen
     ODER
     Doppelklicken Sie auf den Datensatz im Ausgabeformular.
     4D zeigt den Datensatz im Standard Eingabeformular an.
  2. Wählen Sie verschiedene Datenfelder aus und bearbeiten, ersetzen oder löschen Sie Werte.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen oder drücken Sie die Eingabetaste des Zahlenblocks, um den geänderten Datensatz zu bestätigen und zum Ausgabeformular zurückzukehren
     ODER
     Klicken Sie am linken Rand auf eine Steuerschaltfläche (Erster, vorheriger, nächster, erster, letzter Datensatz), um  den Datensatz zu bestätigen und in der aktuellen Auswahl zum nächsten zu springen.
     Durch Anklicken einer Steuerschaltfläche bewegen Sie sich in den Datensätzen der aktuellen Auswahl.
     Sie können Ihre Änderungen jederzeit unterbrechen und in das Ausgabeformular zurückkehren. Klicken Sie dazu entweder auf die Schaltfläche Abbrechen oder drücken die Esc-Taste.

Sie können die angezeigten Datenfelder im Ausgabeformular direkt ändern. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall keine Daten in Variablen, Feldern aus anderen Tabellen oder Unterformularen eingeben können.
In der Anwendungsumgebung können Sie die Möglichkeit, Datensätze im Listenformular zu ändern, steuern.

• Um Datensätze im Ausgabeformular zu ändern:
  
  1. Wählen Sie einen Datensatz aus und markieren das entsprechende Datenfeld.
     Das Feld im Ausgabeformular wird eingebbar.
     Hinweis: In der Designumgebung können Sie jederzeit im Menü Datensätze den Befehl Datensatz ändern aufrufen, um den Datensatz im Eingabeformular zu ändern
  2. Tippen Sie den neuen Text ein und drücken die Tabulatortaste oder die Zeilenschaltung.
     4D speichert Ihre Änderungen und wählt das nächste Datenfeld aus. 
  3. Ändern Sie weitere Datenfelder, falls erforderlich.
  4. Doppelklicken Sie in einen anderen Datensatz des Ausgabeformulars, um ihn zu ändern.

Wollen Sie eine bestimmte Änderung bei einer Gruppe von Datensätzen ausführen, können Sie eine globale Aktualisierung ausführen. Mit einer globalen Aktualisierung können Sie Änderungen an einer Gruppe von Datensätzen automatisieren, die andernfalls zeitaufwendig und ermüdend wären. In folgenden Fällen ist eine globale Aktualisierung sinnvoll:

• Alle Preise einer Inventartabelle um einen bestimmten Prozentsatz verändern
• Ein numerisches oder alphanumerisches Datenfeld formatieren

Eine globale Aktualisierung erfolgt durch Zuweisung einer Formel in der aktuellen Datensatzauswahl, d.h. über die Formel werden alle  Datensätze der aktuellen Auswahl geändert. 

Hierzu einige Beispiele:

• Die folgende Formel multipliziert das Datenfeld mit 1,05, etwa bei einer tariflichen Gehaltserhöhung:
  
   [Angestellte]Gehalt:=[Angestellte]Gehalt*1.05

• Die folgende Formel verwendet eine eingebaute Funktion, um den Inhalt des Datenfeldes LKZ automatisch in Großbuchstaben einzugeben. Damit stellen Sie sicher, dass Länderkürzel wie „D“ oder „NL“ auf Etiketten und in Berichten einheitlich erscheinen:
  
   [Kunden]LKZ:=Uppercase([Kunden]LKZ)

• Diese Formel verwendet eine benutzerdefinierte Funktion zum Formatieren des Datenfeldes Nachname. Es schreibt den ersten Buchstaben groß und alle übrigen klein.
  
   [Angestellte]Nachname:=Capitalize([Angestellte]Nachname)

Eine der großen Stärken von 4D ist, dass bei globalen Aktualisierungen auch benutzerdefinierte Funktionen ausführbar sind. Formeln können auch Befehle der 4D Programmiersprache sowie Projektmethoden enthalten. Aus Sicherheitsgründen kann der Entwickler den Zugriff auf Projektmethoden in Formeln einschränken (siehe Seite Sicherheit).

Eine Formel muss immer eine logische Zeile lang sein, d.h. Sie können nicht die Zeilenschaltung drücken und eine zweite Zeile eingeben. Dagegen können Methoden, die für den Formeleditor benutzbar sind, auch mehrere Zeilen lang sein.

Für eine globale Aktualisierung können Sie im eine Formel eingeben, die dann auf jeden Datensatz der aktuellen Auswahl angewandt wird. Dazu wählen Sie im Menü Datensätze > Formel anwenden. Sie können auch eine zuvor auf der Festplatte gesicherte Formel laden (Endung .4fr). Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel .

In der Anwendungsumgebung können Sie eine Formel zur Aktualisierung direkt über den 4D Befehl EXECUTE FORMULA oder den Formeleditor über den 4D Befehl EDIT FORMULA anzeigen.

Sie können einen Datensatz löschen, der veraltet ist oder nicht mehr gebraucht wird. Wird der Datensatz weiterhin benötigt, aber seine Werte sind falsch, sollten Sie ihn lieber ändern als löschen.

Sie können einen Datensatz auf zwei Arten löschen:

• Einzeln im Eingabeformular
• Eine ausgewählte Gruppe von Datensätzen im Ausgabeformular

In der Anwendungsumgebung werden Datensätze über die Standardaktionen „Datensatz löschen“ oder „Unterdatensatz löschen“ gelöscht oder über den 4D Befehl DELETE RECORD bzw. DELETE SELECTION. 

In der Designumgebung können Sie auch die Löschtaste oder im Menü Bearbeiten den Befehl Löschen verwenden.

Warnung: Das Löschen von Datensätzen ist endgültig und lässt sich nur durch Wiederherstellen der Anwendung via Backup wieder rückgängig machen. Deshalb zeigt 4D beim Löschen von Datensätzen ein Dialogfenster, um die Operation zu bestätigen.

Das Löschen von Datensätzen im Eingabeformular hat den Vorteil, dass Sie zuvor den gesamten Inhalt des Datensatzes überprüfen können.

• Um Datensätze im Eingabeformular zu löschen:
  
  1. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um den Datensatz zu löschen.
     Diese Schaltfläche kann je nach Layout des Eingabeformulars unterschiedlich aussehen. Standardmäßig erscheint sie als Icon, der einen Papierkorb darstellt und dem die Aktion "Datensatz löschen" zugeordnet ist. Die Schaltfläche Löschen kann im Formular auch nicht vorhanden sein.
     4D zeigt ein Dialogfenster, um die Operation zu bestätigen. Sie können diese nicht widerrufen, nachdem der Datensatz aus der Datenbank entfernt wurde.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um die Operation auszuführen
     4D löscht den aktuellen Datensatz aus der Datenbank und kehrt zum Ausgabeformular zurück.

Das Löschen im Ausgabeformular hat den Vorteil, dass Sie mehrere Datensätze auf einmal aus der Anwendung entfernen können. Die entsprechenden Datensätze müssen markiert sein.

• Um Datensätze im Ausgabeformular zu löschen:
  
  1. Markieren Sie den oder die Datensätze, die gelöscht werden sollen.
  2. Wählen Sie in der Designumgebung im Menü Bearbeiten den Befehl Löschen oder drücken Sie die Löschen- bzw. Rückschritt-Taste.
     4D zeigt ein Dialogfenster, um die Operation zu bestätigen. Sie können das Löschen nicht widerrufen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Befehl auszuführen.
     4D entfernt die markierten Datensätze aus der Datenbank.
     Hinweis: Wollen Sie alle Datensätze einer Tabelle löschen, wählen Sie die Menüs Datensätze > Alle anzeigen und Bearbeiten > Alles auswählen und dann im Menü Bearbeiten > Löschen (oder die Taste Löschen).

Sie können keine gesperrten Datensätze löschen. Datensätze sind gesperrt, wenn sie von einem anderen Prozess verwendet werden. Öffnet beispielsweise ein Prozess einen Datensatz, um ihn zu ändern, so sperrt 4D diesen Datensatz für alle anderen Prozesse.

Hinweis zu 4D Server: Datensätze können auch gesperrt sein, weil andere Anwender diese gerade bearbeiten.

Bevor Sie Datensätze löschen, erstellen Sie eine Auswahl, die gelöscht werden soll. Enthält Ihre Auswahl einen oder mehrere gesperrte Datensätze, wird das Löschen bis auf die gesperrten Datensätze ausgeführt. Die gesperrten Datensätze verbleiben in der aktuellen Auswahl. Sie müssen warten, bis die Sperre aufgehoben ist (z.B. nicht mehr bearbeitet werden), um sie zu löschen. Solche Situationen können Sie mit Befehlen der 4D Programmiersprache verwalten, siehe Kapitel Datensatz sperren. 

Die aktuelle Auswahl kann sich ändern durch Datensätze, die in anderen Prozessen gelöscht wurden. So kann es vorkommen, dass Sie
während einer Arbeitssitzung einen weiteren Prozess starten, der verschiedene Datensätze aus einer Tabelle löscht. Die in diesem Prozess gelöschten Datensätze werden dauerhaft aus der Tabelle entfernt. Dennoch erscheinen die Datensätze noch in der aktuellen Auswahl. 

Hierzu ein Beispiel: Stellen Sie sich eine Tabelle mit fünfzig Datensätzen vor, alle in der aktuellen Auswahl. Zu diesem Zeitpunkt gibt die Titelleiste des Ausgabeformulars an, dass „50 von 50“ Datensätzen in der aktuellen Auswahl ausgewählt sind. Wird davon ein Datensatz in einem anderen Prozess gelöscht, ändert sich die Anzeige der Titelleiste auf „50 von 49“. Es befinden sich also mehr Datensätze in der aktuellen Auswahl als in der eigentlichen Tabelle. Die Titelleiste wird angeglichen, wenn Sie eine andere aktuelle Auswahl festlegen.

Versuchen Sie den gelöschten Datensatz zu ändern oder zu löschen, erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung, dass der Datensatz gelöscht wurde.

Hinweis zu 4D Server: Datensätze, die von anderen Anwendern gelöscht wurden, haben den gleichen Effekt auf die aktuelle Auswahl. Die Datensätze werden aus der Tabelle, aber nicht aus der aktuellen Auswahl gelöscht. So kann die aktuelle Auswahl mehr Datensätze enthalten, als tatsächlich in der Tabelle existieren.