4Dは、ユーザーに対して2 つのモードへの標準的なアクセス権と、各モードにおける特定の権限を与えます。パスワードアクセスシステムを起動すると、これらの標準的な権限が有効になります。
最も強力なユーザーはデザイナー(Designer)です。デザイナーは、データベース設計を管理することができます。デザイナーはユーザーやグループを作成し、各グループにアクセス権を割り当て、デザインモードを使用することができます。デザイナーはデータベースに関するあらゆる操作を行うことができます。
デザイナーの次に強力なユーザーは管理者(Administrator)であり、通常はパスワードアクセスシステムを管理する役割を与えられています。初めてツールボックスの「ユーザー」ページを開くと、デザイナーと管理者がユーザーリストに表示されます。この時点では、特に「デザイン」モードへのアクセスが制限されていれば、管理者は特別なアクセス権を持たない通常ユーザーにすぎません。パスワードアクセスシステムを使用できるように、管理者には特別なアクセス権を与えなければなりません。この件に関する詳細は、パスワードアクセスシステムの保守の"メンテナンスのためのアクセス"を参照してください。管理者は、グループの保存や読み込みを行える唯一のユーザーです。管理者としてグループの保存や読み込みを行う方法についてはグループの読み込みと保存を参照してください。
他の部分への管理者のアクセスはグループのメンバーシップによって制限されます。これは、管理者がデータベース内でのアクセス権を得るためには、1 つ以上のグループに属さなければならないことを意味します。管理者はすべての新規グループに含まれますが、任意のグループから管理者の名前を取り除くことができます。
ユーザー管理のダイアログボックスにおいて、デザイナーと管理者のアイコンは、それぞれ赤色と緑色で表示されます:
- デザイナーアイコン:

- 管理者アイコン:

デザイナーと管理者の名前を変更することができますが、それぞれのアイコンを変えることはできません。
デザイナーや管理者により作成されたユーザーとグループは、それぞれのアイコンの色で識別することができます:
- デザイナーにより作成されたグループのアイコンは赤色であり、管理者により作成されたグループのアイコンは緑色です。
- デザイナーにより作成されたユーザーのアイコンの色は青であり、管理者により作成されたユーザーのアイコンの色は緑です。
グループオーナーはいつでもデフォルトの名前を変更することができます。
デザイナーと管理者は、それぞれ16,000 のグループと16,000 のユーザーを作成することができます。