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Hoje vamos a aprender a realizar pesquisas avançadas e a modificar dados em massa e ordená-los segundo uma fórmula de cálculo.
Isto lhe permite refinar as pesquisas, as ordens, os rápidos relatórios..., também lhe permite modificar os valores de uma seleção de registros "aplicando uma fórmula".

Vejamos um exemplo com as intervenções.

Em primeiro lugar, queremos extrair todas as intervenções realizadas em dezembro sem importar o ano.

Como não temos uma coluna "Mês", uma pesquisa convencional não é possível, porque temos que extrair o mês da data.

No menu "Records":

• Selecionar "Query"
• Logo "Query by Formula..."

O editor têm 3 colunas:

• Tabelas e campos
• Operadores
• Comandos 4D

Para constituir a fórmula de pesquisa:

• No tema "Date and time", fazemos clique duplo no mês
• Digitamos um parênteses aberto
• Digitamos um parênteses aberto
• Fechamos o parênteses
• E adicionamos "=12"

Assim que vamos a procurar todas as intervenções cujo mês é igual a 12.
Aceitamos e obtemos 905 registros.

Podemos ordená-los cronologicamente (2009, 2010,...) mas nos pediram ordená-los por dia (todos os primeiros juntos, depois os segundos e assim sucessivamente).

No menu "Order By":

• Eliminamos os critérios de ordem anteriores
• Na parte inferior direita, fazemos clique em "Add Formula"

Como no editor anterior:

• No tema "Date and Time", duplo clique em Day of
• Abre parênteses (
• Duplo clique em "Intervention date"
• Fechar o parênteses)
• Validar a fórmula (voltamos ao editor de ordem)
• Clique no botão "Order by"

E teremos todos os n° uns juntos, logo todos os dois e assim sucessivamente, mas misturados com 2010, 2009, 2011, etc.

Assim que vamos a adicionar um critério de ordenação "normal" para que também sejam ordenados em forma ascendente por ano:

• No menu "Records" elegemos => "Order By"
• Duplo clique à esquerda da data de intervenção
• Duplo clique à esquerda da hora de intervenção (para ter uma verdadeira ordem cronológica)
• Logo clique no botão "Order by"

Logo, se obtém todas as intervenções para o mês de dezembro, ordenadas por data e hora, ano por ano.

Agora vamos a aplicar uma fórmula, em outras palavras, modificar o valor de um campo para os registros mostrados. Atenção: esta operação não se pode desfazer.

Em ordem, devemos:

• Selecionar os registros (criar uma seleção que coincida com os critérios).
• A continuação, aplicar uma (ou mais) fórmula(s).

Na importação de intervenções que fizemos, a duração das sessões de formação não se incluía

Assim que vamos a:

• Criar o campo "Duration" em estrutura na tabela Interventions
• Modificar o formulário "Output" para adicionar o campo Duration
• Colocar o campo Duration junto às iniciais do técnico
• Duplicar o campo e o texto
• Modificar o título e o campo correspondente
• Guardar o formulário (vemos a modificação no fundo da lista de intervenções)

• Vamos a procurar as intervenções de tipo formação
• Logo, no mesmo menu, escolha "Apply Formula"

Como no editor anterior:

• Fazemos duplo clique em "Duration" na lista de campos
• Escrevemos “:=" já que é uma atribuição
• Indicamos a duração entre signos de interrogação, assim: 07:00:00?
• Clique em validar

As durações agora se atribuem a todas as sessões de formação.