Script del vídeo

Hoy vamos a aprender a realizar búsquedas avanzadas y a modificar datos en masa y ordenarlos según una fórmula de cálculo.
Esto le permite refinar las búsquedas, las ordenaciones, los informes rápidos..., también le permite modificar los valores de una selección de registros "aplicando una fórmula".

Veamos un ejemplo con las intervenciones.

En primer lugar, queremos extraer todas las intervenciones realizadas en diciembre sin importar el año.

Dado que no tenemos una columna "Mes", una búsqueda convencional no es posible, porque tenemos que extraer el mes de la fecha.

En el menú "Records":

• Seleccionar "Query"
• luego "Query by Formula..."

El editor tiene 3 columnas:

• tablas y campos
• operadores
• comandos 4D

Para constituir la fórmula de búsqueda:

• en el tema "Date and time", hacemos doble clic en el mes
• digitamos un paréntesis abierto
• doble clic en "Intervention dates"
• cerramos el paréntesis
• y añadimos "=12"

Así que vamos a buscar todas las intervenciones cuyo mes es igual a 12.
Validamos y obtenemos 905 registros.

Podemos ordenarlos cronológicamente (2009, 2010,...) pero nos han pedido ordenarlos por día (todos los primeros juntos, luego los segundos y así sucesivamente).

En en el menú "Order By":

• Eliminamos los criterios de ordenación anteriores
• En la parte inferior derecha, hacemos clic en "Add Formula"

Como en el editor anterior:

• en el tema "Date and Time", doble clic en Day of
• abre paréntesis (
• doble clic en "Intervention date"
• cerrar el paréntesis)
• validar la fórmula (volvemos al editor de ordenación)
• clic en el botón "Order by"

Y tenemos todo los unos juntos, luego todos los dos y así sucesivamente, pero mezclados con 2010, 2009, 2011, etc.

Así que vamos a agregar un criterio de ordenación "normal" para que también se ordenen ascendentemente por año:

• En el menú "Records" elegimos => "Order By"
• Doble clic a la izquierda dela fecha de intervención
• Doble clic a la izquierda de la hora de intervención (para tener una verdadera ordenación cronológica)
• Luego clic en el botón "Order by"

Luego, obtenemos todas las intervenciones para el mes de diciembre, ordenadas por fecha y hora, año por año.

Ahora vamos a aplicar una fórmula, en otras palabras, modificar el valor de un campo para los registros mostrados. Atención: esta operación no se puede deshacer.

En orden, debemos:

• Seleccionar los registros (crear una selección que coincida con los criterios).
• A continuación, aplicar una (o más) fórmula(s).

En la importación de intervenciones que hicimos, la duración de las sesiones de formación no se incluía

Así que vamos a:

• Crear el campo "Duration" en estructura en la tabla Interventions
• Modificar el formulario "Output" para añadir el campo Duration
• Colocar el campo Duration junto a las iniciales del técnico
• Duplicar el campo y el texto
• Modificar el título y el campo correspondiente
• Guardar el formulario (vemos la modificación en el fondo de la lista de intervenciones)

• Vamos a buscar las intervenciones de tipo formación
• Luego, en el mismo menú, elija "Apply Formula"

Como en el editor anterior:

• Hacemos doble clic en "Duration" en la lista de campos
• Escribimos ":=" ya que es una asignación
• Indicamos la duración entre signos de interrogación, así: ?07:00:00?
• Clic en validar

Las duraciones ahora se asignan a todas las sesiones de formación.