Conceptos básicos de bases de datos

Una base de datos es un conjunto de información organizada de manera que pueda ser utilizada eficientemente. Un directorio telefónico, un diccionario, un calendario o un libro de recetas son ejemplos de bases de datos.

La información en una base está organizada en forma de registros. Cada registro contiene toda la información sobre una persona o un elemento de la base. Por ejemplo, cada registro en el directorio telefónico contiene el nombre, dirección y número telefónico de una persona.

Cada registro contiene campos. Un campo se utiliza para almacenar una información particular. Por ejemplo, en el directorio telefónico un campo almacena el nombre, otro campo almacena la dirección y otro campo almacena el número telefónico de la persona. Cada registro contiene cada uno de estos campos y cada registro puede tener información en esos campos.

El nombre de un campo generalmente identifica la información almacenada en el campo. Por ejemplo, los campos pueden llamarse Nombre, Dirección o Número telefónico. Cada campo tiene un tipo que identifica la clase de información que puede almacenar: números, fechas, caracteres alfanuméricos y otros. Como cada campo contiene un tipo específico de datos, usted puede realizar cálculos y otras operaciones con la información guardada en ellos. Por ejemplo, puede sumar los números de dos campos. Puede comparar la fecha de un campo con la de otro. Puede mostrar el nombre de una persona (almacenado en un campo) después de su apellido (almacenado en otro campo) para construir la primera línea de una etiqueta de correo.

El conjunto de registros que utilizan los mismos campos conforma una tabla. Una base de datos puede contener muchas tablas. La siguiente imagen muestra cómo se relacionan estos conceptos.

4D puede reorganizar los registros y realizar cálculos con la información para hacerla mucho más útil. Por ejemplo, 4D puede calcular los valores totales en un campo y presentar el total en un informe. Puede calcular el total de ventas por persona y presentar una gráfica que compare los resultados de las ventas.

4D permite crear desde 1 hasta 32 767 tablas por base de datos. Esto quiere decir que puede crear una estructura que se adapte exactamente a sus necesidades.

Algunas bases de datos tienen una tabla única. Puede utilizar una tabla única para categorías como empleados, empresas, inventario, etc. Puede definir hasta 32 767 campos por tabla.

En el ejemplo anterior, el registro de cada uno de los empleados almacena el mismo tipo de datos. El tamaño de la base de datos crece de acuerdo al número de registros de empleados almacenados.

Una base de datos que utiliza más de una tabla puede almacenar muchos más datos y acceder a la información de forma más eficiente. Una buena regla para tener en cuenta es que los diferentes tipos de información deben almacenarse en diferentes tablas.

Una base de datos que guarda información sobre empleados y empresas es un buen ejemplo. Los registros de los empleados y las empresas se guardan en tablas diferentes. Si la dirección de una empresa cambia, sólo debe modificar el registro de esta empresa. No tiene que escribir la dirección nueva para todas las personas que trabajen en esa empresa.

Con una sola tabla, tendría que introducir la dirección en cada registro; con dos tablas, sólo tiene que introducir la dirección una vez. Cuando se introduce el nombre de una empresa en el registro de un empleado, 4D puede buscar el registro que corresponda a esta empresa y mostrar automáticamente la dirección correcta.

La siguiente imagen representa la estructura de una base de datos con dos tablas relacionadas. La flecha entre el campo [EMPLEADOS]Empresa y el campo [EMPRESAS]Nombre representa esta relación:

Los datos de cada empleado se almacenan en la tabla [EMPLEADOs]. Los datos sobre las empresas se almacena en la tabla [EMPRESAS].

4D es una base de datos relacional porque puede utilizar múltiples tablas y relacionarlas de diferentes maneras. Por ejemplo, puede crear un informe para la tabla [EMPLEADOS] que busque en la tabla [EMPRESAS] y muestre e imprima automáticamente la información de la empresa de cada persona. Las relaciones entre las tablas permiten que la información de ambas tablas esté disponible en un informe.

También puede introducir datos directamente en las tablas relacionadas. Por ejemplo, una base de facturación puede escribir información en la tabla [Detalle] desde la ventana Facturación. También puede escribir datos en una tabla relacionada utilizando el lenguaje 4D.

Igualmente podría necesitar una estructura donde las tablas no estén relacionadas directamente. Por ejemplo, puede tener una base de datos para almacenar diferentes tipos de información, como una lista de contactos y una tabla de gastos.

4D permite crear hasta 32 767 tablas en cada base. Una tabla puede tener hasta 32 767 campos. Utilizando varias tablas, todo tipo de base de datos es posible.

Generalmente las tablas tienen en común algunos datos. Por ejemplo, imagine que crea una base para almacenar información sobre los empleados y las empresas que los emplean.

La estructura de la base, representada a continuación, tiene una tabla [EMPLEADOS] para almacenar la información relativa a los empleados y una tabla [EMPRESAS] para almacenar la información relativa a las empresas.

Aunque útil, la información almacenada en cada tabla no corresponde completamente a sus necesidades. Cuando visualiza un registro de la tabla [EMPLEADOS], debe poder acceder a la información sobre la empresa para la cual el empleado trabaja y cuando mira un registro de la tabla [EMPRESAS], necesita poder ver la información sobre los empleados que trabajan para esa empresa.
Para permitir a dos tablas compartir información de esta manera, las tablas pueden estar relacionadas entre ellas, en otras palabras, una relación puede establecerse entre los datos de cada tabla.

Crear las relaciones entre las tablas permite:

• Almacenar datos eficientemente,
• Actualizar los datos en un lugar y ver el cambio reflejado en todas las partes donde se utilizan los datos,
• Ver información relacionada,
• Realizar consultas y ordenaciones en una tabla, con base en los datos almacenados en otra tabla,
• Crear, modificar o eliminar los registros de tablas relacionadas.

La siguiente imagen muestra una relación creada entre la tabla [EMPLEADOS] y la tabla [EMPRESAS] en el editor de estructura:

La tabla [EMPLEADOS] contiene un registro por persona. La tabla [EMPRESAS] contiene un registro por empresa. La relación entre estas dos tablas le permite visualizar, introducir, modificar o eliminar información de las dos tablas. Por ejemplo:

• cuando el registro de un empleado está en pantalla, puede mostrar la información de la empresa correspondiente, la dirección, ciudad, estado, código postal y el número telefónico de la empresa.
• cuando añade un nuevo empleado, puede asociar el registro de la persona con el registro de la empresa correspondiente (si la empresa ya existe en la base) o crear el registro de una nueva empresa mientras crea el registro del empleado. Para mayor información, consulte la sección Propiedades de las relaciones.
• Para cada empresa, usted puede ver o modificar la información de cada una de las personas que trabajan en ella, nombre, cargo, número telefónico y otros datos. También puede añadir un nuevo registro de persona desde el registro de la empresa.

Gracias a los campos relacionados, los campos que conectan dos tablas en una relación, usted puede mostrar la información de las tablas relacionadas. El objetivo principal de las relaciones entre los campos es indicar a 4D cuáles son los registros actuales de una tabla en función al registro actual de la otra tabla. Las tablas relacionadas usan los dos campos relacionados para identificar los registros correspondientes.
En el ejemplo anterior, el campo Empresa de la tabla [EMPLEADOS] y el campo Nombre de la tabla [EMPRESAS] relacionan las dos tablas. El campo Nombre en la tabla [EMPRESAS] es el campo llave primaria de la tabla [EMPRESAS]. Este campo identifica de manera única cada registro de empresa. Un campo llave primaria debe tener los atributos Indexado y Único. Si el campo llave primaria no tiene el atributo Indexado, 4D lo asigna automáticamente. El campo Empresa de la tabla [EMPLEADOS] es un campo llave foránea.
Cada valor del campo llave foránea corresponde a un sólo valor del campo llave primaria en la tabla relacionada.

En este ejemplo, un valor de campo de llave foránea de la tabla [EMPLEADOS] corresponde exactamente con un valor del campo llave primaria en la tabla [EMPRESAS]. El campo llave foránea también es indexado, pero sus valores no son únicos (varios empleados podrían trabajar para la misma empresa).

A partir de 4D v14, los campos llaves primaria deben definirse explícitamente en cada tabla de la base.

Los valores del campo llave primaria generalmente se afectan automáticamente por la base, utilizando un número de secuencia generado por 4D o por la afectación de un número calculado por un método. Tal procedimiento garantiza la unicidad del campo llave. Por ejemplo, si el campo llave primaria de la tabla [EMPRESAS] es un número de secuencia y no el nombre de la empresa, es posible que los usuarios introduzcan varias compañías con el mismo nombre pero con diferente dirección. De la misma forma, si una empresa cambia de nombre, el usuario puede hacer el cambio en la base de datos sin afectar la relación entre las dos tablas.

Si el usuario está autorizado a introducir el valor del campo llave primaria, debe seleccionar Único y No modificable como (Almacenado en registro, archivo de datos o fuera del archivo de datos) para asegurar la unicidad de la entrada inicial y evitar que posteriormente los usuarios creen un registro redundante. Si decide no utilizar el atributo No modificable, tendrá que buscar otra forma de evitar que los usuarios creen registros “huérfanos” en cualquiera de las tablas relacionadas al modificar los valores del campo llave primaria. 

Cuando se establecen las relaciones, usted puede leer y escribir valores en una tabla mientras trabaja en la tabla relacionada. Por ejemplo, cuando escribe el nombre de una empresa en un registro de un empleado, 4D busca esta empresa en la tabla [EMPRESAS] y muestra la dirección y el número telefónico en el registro del empleado. Cuando usted visualiza el registro de una empresa, 4D busca en la tabla [EMPLEADOS] todos los empleados que trabajan en esa empresa y muestra sus registros en el registro de la empresa.

Estas relaciones pueden funcionar automáticamente (sin programación de su parte) o manualmente. En este último caso, usted utiliza los métodos para cargar y descargar los registros relacionados y controlar la creación, modificación o supresión de registros relacionados. A veces las relaciones manuales son preferibles en estructuras complicadas en donde hay más de dos tablas relacionadas a otra y usted necesita controlar la carga y descarga de los registros relacionados. Puede elegir utilizar relaciones automáticas seleccionando las propiedades adecuadas al definir las relaciones (ver Propiedades de las relaciones).