Ordenar los registros y añadir las rupturas

Una de las funciones más importante del editor de informes rápidos, es su capacidad de ordenar los registros del informe. La ordenación de registros es muy útil para:

• visualizar los registros en un orden en particular,
• crear en el informe los grupos de registros y de rupturas, con el fin de realizar cálculos intermedios y de subtotales para cada grupo.

Puede definir el sentido de la ordenación en cualquier momento utilizando la ventana desplegable asociada al encabezado de la columna. Solo tiene que elegir un criterio de ordenación (ascendente o descendente) usando el menú Sentido de ordenación de esta ventana:

Esto funciona para las columnas que contienen campos o fórmulas:

Una vez que se define una ordenación, se agrega una fila de ruptura al informe rápido. Puede ver el orden en cualquier momento al pasar el cursor por encima del encabezado de la fila de ruptura:

Para más información sobre las fórmulas, consulte Asociar fórmulas a un informe.

Puede ordenar un informe en varios niveles. Los niveles de ordenación se muestran en orden como líneas de ruptura (subtotales) en el área de diseño de informes. Para cambiar el nivel de una ordenación, puede arrastrar y soltar las líneas de ruptura para moverlas hacia arriba o hacia abajo dentro del área de diseño de informes:

Puede eliminar todo nivel de ruptura junto con la ordenación de la columna asociada:

• seleccionando Ninguno en el menú "Sentido de la ordenación" de la ventana emergente para la columna asociada, o
• seleccionando Eliminar esta línea de ruptura en el menú contextual de la línea:
  

Después se retira el nivel de ruptura. Tenga en cuenta que en ambos casos, la columna ya está ordenada. Si desea ordenar una columna sin añadir un nivel de ruptura correspondiente, puede simplemente ocultar la línea de ruptura con el menú contextual (ver Ocultar líneas o columnas).

En un informe en tabla cruzada, sólo se pueden ordenar los valores de las fuentes de datos horizontales y verticales (las dos fuentes de datos utilizadas como categorías en la tabla final).

Para ordenar las categorías en un informe en tabla cruzada, abra la ventana contextual relacionada con la categoría y selecciona un valor en el menú Sentido del orden de la ventana pop up:

• seleccione De izquierda a derecha o De derecha a izquierda para ordenar la fuente de datos horizontal:
  

• seleccione De arriba a abajo o De abajo hacia arriba para ordenar la fuente de datos vertical::
  

Por ejemplo, el siguiente informe tabla cruzada se solucionó de derecha a izquierda y de abajo hacia arriba:

En un informe rápido, puede definir niveles de ruptura para separar los registros en grupos de acuerdo a los valores de uno o más campos. Se imprime un área de ruptura en cada nivel de ruptura. Puede hacer cálculos en cada área de ruptura. Los cálculos suma, media, mínimo, máximo, número y desviación estándar, se realizan para cada grupo de registros. 

Los niveles de ruptura son determinados por los niveles de ordenación y las líneas de ruptura. Por ejemplo, si ordena sus registros por Zona de Ventas, 4D inserta una ruptura entre cada grupo de registros de una misma zona de ventas. Estas filas se insertan automáticamente cuando se define un criterio de ordenación.

Después de añadir una línea subtotal al informe rápido, puede solicitar cálculos para cada ruptura. Por ejemplo, puede insertar un cálculo en una fila subtotal para mostrar el subtotal de ventas de cada zona de ventas. Para mayor información, consulte el párrafo Añadir cálculos.

La etiqueta de una fila subtotal indica el cambio de valor que provoca la ruptura.

Puede mejorar la apariencia y claridad de sus informes etiquetando cada línea subtotal con el valor del campo de ruptura.

Para solicitar que el valor de un campo de ruptura se imprima en una etiqueta ubicada en el área de ruptura, utilice el signo número (#) en la etiqueta. Por ejemplo, el texto “Total de salarios en el departamento #” insertará el nombre del departamento (en este caso, el valor del campo Departamento) en el lugar donde aparece el signo número cuando se imprima el informe.

El signo número no necesita estar ubicado en la misma columna del campo de ruptura. El signo mostrará el valor del campo de ruptura en cualquier celda de la líneas subtotal.

La siguiente imagen ilustra el uso del signo número en una etiqueta de línea subtotal:

En el informe generado, la línea de ruptura siguiente será añadida a cada grupo de de país: